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ビジネス電話マナー
電話応対の心構え 「正確」「迅速」「簡潔」「丁寧」を心がけましょう。
正確
メモを用意し相手にわかりやすい発音でゆっくり話しましょう。食べながら、飲みながらの電話ははいけません。
迅速
電話のベルが鳴ったら、３回以内に出ましょう。取り次ぎに待たせる時間は30秒以内にします。
簡潔
電話をかける前に用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておきましょう。
丁寧
敬語、言葉遣いに気をつけ、相手が誰であっても態度を変えずに心をこめて応対しましょう。
電話の受け方
３回以上鳴ってから取る場合は「お待たせしました」を付け加えて出ましょう。
もしもしは不要です。「はい」と受けてから。社名と氏名を名乗ります。
相手が名乗らない場合には「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認します。
聞き取れない場合も「恐れ入りますがもう一度お願いします」「お電話が遠いようです」など失礼のないように。
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
名指しをされたら「はい△△ですね、少々お待ちください」と復唱して、保留ボタンを押し、取り次ぎ中のこちらの声が聞こえないように注意します。
社内への取り次ぎは「△△さんA社のB様より○番にお電話です」と内線番号を忘れずに伝えましょう。
名指しされた人が不在、または30秒以内に取り次げない場合は状況を説明します。
「あいにく△△は外出しております。○時頃には戻る予定ですが、よろしければ、私◇◇がご用件をお伺
いして伝言しますがいかがでしょう?」
「あいにく△△は他の電話に出ております、終わり次第、折り返しこちらからお電話差し上げますが」
「申し訳ございません。△△はただいま席をはずしております。すぐ戻りますので少々お待ちいただけま
すか? それともこちらから掛け直させましょうか?」
状況を説明し、相手の意向に添って、掛け直す場合は念のため相手の都合等と電話番号を確認しましょ
う。
「それでは念のためお電話番号をお願いいたします。03-1111-1111番、A社のB様でいらっしゃいますね。
私は◇◇と申します。△△が戻りましたらB様にお電話を差し上げるように申し伝えます」
取り次がれた電話に出る時は
「お電話かわりました。△△でございます」
「お待たせいたしました。△△でございます」
電話を切るときは
「お電話ありがとうございました」「では、宜しくお願いします」
などのあいさつを忘れずに。出来れば相手が先に切ってから静かに電話を切りましょう。
電話の掛け方
社名と氏名を名乗り、取り次ぎを頼みます。
「C社さんですか? 私△△社の□□です。お忙しいところ恐れ入りますがD課の▽▽さんをお願いします」
相手が出たら、名乗らなかった場合は「▽▽さんでいらっしゃいますか?」と確認後、
「いつもお世話になっております」「初めてお電話差し上げます。」など軽く挨拶し、場合によってはもう一度自己紹介をします。
いきなり用件に入らず「××の件で、お電話いたしました」などと前置きし、用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認しましょう。
用件は出来るだけ簡潔に伝え、重要な件は最後に確認します。電話を切るときは
「よろしくお願いいたします」「失礼いたします」など軽く挨拶をしてから丁寧に切りましょう。
携帯電話マナー
携帯電話の基本マナー
世界中で普及している携帯電話ですが、国ごとに使い方やマナーは違うようです。日本のビジネスシーンで
の使用に関しても注意する点があります。そのためにまず、ビジネスマンに必要な基本的な携帯電話の機能
やサービスは把握する必要があります。留守番電話サービスや転送サービス、音等を消去できるマナーモー
ドやバイブレーター機能、ディスプレイ点滅機能などを、時と場所に応じて使い分けることが大切です。
社内会議中や打合せ時
話の最中にいきなり携帯電話が鳴り出したら、社内でも周囲はあまりいい気持ちはしません。予期せぬ話の中断も失礼ですので、大事な話に入る前に留守番電話などの設定を心がけましょう。
訪問先や来客中・商談中
原則として電源は切るか、急用が入る場合は留守番電話を設定しておきましょう。相手との交渉に専念しているという姿勢が大切です。
電車内や公共の場所
マナーモードに設定し、速く出るのは当然ですが「今、電車の中ですから後ほどでかけ直します」と手短に伝え、相手がお客様でも話し込むのは止めましょう。また、心臓ペースメーカー等の医療用電子機器を使用している人が乗っている可能性があるので、優先席付近では電源をオフにします。新幹線では指定の場所でかける決まりになっています。
レストランやホテルのロビーなどの静かな場所やあらゆる公共の施設では、着信音や電話の話し声は気に
なるものです。着信音が鳴らないマナーモードに設定し、会話は最小限に停めるのがマナーです。
留守録はまめにチェック
ビジネスにおいては、会社に戻るまで待てない急ぎの用事がある人が、携帯電話にかけてくる場合があります。電源を切っておいたあとは、メッセージが入っていないか、留守録をこまめにチェックし対応しましょう。
相手の携帯にかける時
どこでも受けれる携帯電話だけに出れても、ゆっくり話せる状況でないことはよくあります。用件を切り出す前に「いまお話してよろしいですか」と相手の状況をひとことたずねる心配りが必要です。
路上や街中でのマナー
道の真ん中でいきなり立ち止まっって話をはじめては周囲の迷惑。通行中は、人の流れに逆らわず場所を移すか、人込みを避けて道端などで話すようにしましょう。
携帯電話は、一般の電話よりもマイクが高性能で周囲の騒音をカットしてくれます。騒音で相手の声が聞こえにくいと話す方も大声になりがちですが、普通の声で充分です。また、夜道では声は意外に響くもの。自分が騒音の元にならないように、声のトーンは控えめに。
運転中の通話は禁止！
運転中の携帯電話使用による交通事故が激増したため、携帯電話・ＰＨＳ等の運転中の使用は道路交通法で禁止されています。電話をとる一瞬や、会話そのものに気をとられると非常に危険。運転前に電源を切っておくか、ドライブモードにします。
こんな場所では電源OFF!
映画館、劇場、美術館、さらに電子機器や医療電気機器を取り扱う病院内、飛行機などの、使用を禁止された区域では、電源を切っておきましょう。
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